Richtig, das Leben als Selbstständiger ist anspruchsvoll. Du lernst jetzt viele Dinge, über die sich Abgestellte nie Sorgen machen. Du denkst: „Eigentlich will ich doch nur kreativ sein“? Netter Versuch, doch ohne Entscheidungen und Denken-wie-ein-Chef geht es nicht.

Mit diesen 9 Tipps machst du dir das Leben etwas leichter.

1. Arbeitsplatz einrichten

Egal ob als Digital Nomad, im HomeOffice oder im eigenen Büro. Du musst deine Ausrüstung kennen. Und natürlich wissen, wo du was findest.

Für mich als Designer ist ein fester Arbeitsplatz mit großem Bildschirm ein Muss. Ein kleines Macbook Pro für unterwegs ist die ideale Ergänzung. Dazu ein zentraler Datenspeicher, der zuhause steht und permanent gesichert wird. Denn ohne ein Backup kannst du deine Selbstständigkeit nach einem Datenverlust gleich wieder an den Nagel hängen.

Noch ein Tipp: Halte deinen Platz sauber und geordnet. Als tägliches Ritual am Ende des Arbeitstages geht es schnell von der Hand und du findest sofort was du suchst.

2. Die richtigen Werkzeuge für Freiberufler

Das oberste Gebot ist Übersicht. Du wirst im Laufe der Zeit immer mehr Aufgaben bewältigen müssen, von der Akquise bis zum Zeitmanagement. Je weniger Tools du dafür verwendest, desto besser. Zwei Vorschläge von mir:

Evernote: Ein wunderbares Tool, um all deine Gedanken in ein Medium zu platzieren und jederzeit mittels starker Suchfunktion darauf zurückgreifen zu können.

Bullet Journal: Ja, ein handschriftliches Notizbuch. Einfach um nicht immer auf das Smartphone oder den Bildschirm schauen zu müssen. Keep it simple, dann unterstützt es dich hervorragend im Alltag.

Beide Tools haben ihr Vor- und Nachteile. Aus meiner Sicht ergänzen sie sich aber wunderbar. Evernote nutze ich für all meine Gedanken, geordnet und nur in manchen Fällen mit Tags versehen. Die Suchfunktion ist stark genug, um alles zu finden, auch ohne Tags. Unterwegs kann ich Aufgaben, die mir in den Kopf kommen, als Notiz abspeichern und später in mein Bullet Journal übertragen.

3. Alle Daten immer zur Hand

Weiter oben hatte ich schon den zentralen Datenspeicher – oder auch NAS-System – angesprochen. Die DiskStation 115 von Synology hat mich mehr als überzeugt, obwohl ich anfangs Bedenken wegen der Geschwindigkeit hatte. Selbst mit großen Daten kann ich wunderbar auf der Netzwerkfestplatte arbeiten. Inzwischen verwalte ich auch meine Kontakte und Kalender hierüber. Theoretisch könnte ich von überall darauf zugreifen, was ich aus Sicherheitsgründen aber nicht tue. Als Digital Nomad wäre das jedoch ein Vorteil.

Wunderbar ist die Synchronisations-Software von Synology (CloudStation). Mit ihr halte ich meine wichtigsten Daten auf dem PC und Macbook synchron. Letztendlich habe ich also noch zwei weitere Speicherorte meiner Arbeitsdaten. Sollte das NAS-System einmal ausfallen, kann ich trotzdem weiterarbeiten.

4. Buchhaltung im Griff

Leg dir eine Mappe zu, in die du jeden Tag deine Belege einsortierst. Für die Vorsteueranmeldung hast du dann alles direkt Griffbereit und musst nicht das ganze Büro auf den Kopf stellen. Digitale Belege sortierst du entweder in Evernote ein oder auf deinem Computer. Tipp: Gleich nach der Bestellung die digitale Rechnung herunterladen und ablegen. Am Ende des Monats weißt du sonst nicht mehr, was du alles gekauft hast.

Du kannst auch Dienste wie SevDesk und Co. verwenden, um deine Angebote und Rechnungen zu schreiben. Wichtig: Laut GoBD musst du im Fall der digitale Buchführung alle versendeten und erhaltenen Rechnungen unveränderbar abspeichern. SevDesk oder auch WISO Mein Büro 365 bieten diese Option. Einfach per Word eine Rechnung schreiben reicht also nicht aus, um die rechtlichen Vorschriften zu erfüllen!

5. Routinen entwickeln

Wann sind deine produktiven Phasen des Tages? Wie viel kannst oder willst du arbeiten? Was ist dir sonst noch wichtig? Um alle Aufgaben des Tages – also auch die privaten – unter einen Hut zu kriegen, brauchst du einen Schlachtplan. Netter ausgedrückt: Routine.

Mein Tage sind in viele Aufgabengebiete unterteilt, zum Beispiel Arbeit, Akquise, Lernen oder auch Familienzeit, Social Media und private Projekte. Für alles habe ich Zeiten festgelegt, an die ich mich nach Möglichkeit halte. Unvorhergesehenes passiert, wirft mich aber auch nicht aus der Bahn, solange ich mit diesem System grundsätzlich arbeiten kann.

Tipp: Achte auf ausreichend Schlaf. Überstunden sind zwar nett um Mitleid zu erhaschen, aber es sollte kein Dauerzustand daraus werden.

6. Prioritäten setzen

Warum entscheidet sich ein Mensch für die Selbstständigkeit? Meist um seine eigenen Ziele zu verfolgen und eigene Entscheidungen zu treffen. Das Eisenhower-Prinzip hilft bei der Entscheidung, was zuerst getan werden sollte, und zwar durch die Vergabe der Attribute „Wichtig“ und „Dringend“ (oder auch „Nicht-wichtig“ und „Nicht-dringend“).

Priorität A = Wichtig und Dringend
Priorität B = Wichtig und Nicht-Dringend
Priorität C = Nicht-Wichtig und Dringend
Priorität D = Nicht-Wichtig und Nicht-Dringend

  • Wichtig ist alles, was  dich deinen Zielen näher bringt.
  • Dringend sind Aufgaben, wenn sie zeitgebunden sind. Oft sind sie das, wenn sie von anderen kommen. Die machen uns meist keinen Spaß und helfen uns nicht unsere Ziele zu erreichen (Prio C). Dann sollten sie delegiert werden, falls möglich.
  • Alles aus Kategorie D sollte gelöscht oder auf sehr viel später beschoben werden.

Termintreue ist für jeden Unternehmer wichtig. Daher nutze ich Evernote oder auch meinen Kalender, um mir wichtige Deadlines anzeigen zu lassen.

7. Ablenkungen minimieren

Mein E-Mail-Programm ist abgeschaltet, während ich arbeite. Auf dem Smartphone rufe ich sie auch nur manuell ab (kein Signalton!). Mails bearbeite ich nur zweimal am Tag. Ansonsten passiert es, dass auch mein Gegenüber permanent antwortet und in demselben Teufelskreis gefangen ist wie ich.

In offenen Co-Working-Bereichen wird viel geredet, genetzwerkt und sich gegenseitig von der Arbeit abgehalten. Um produktiv zu sein, bieten sich geräuschunterdrückende Kopfhörer an, oder ein Büro mit Tür.

Mein Telefon ist entweder stumm geschaltet oder (wenn ich mich wirklich konzentrieren muss) ausgeschaltet. Als Freiberufler musst du nicht 24/7 erreichbar sein, auch wenn dir das immer wieder jemand einreden will. Du entscheidest, wann du Zeit hast!

Und noch ein Tipp: Ab und zu kommen dir Ideen zu Sachen, die du „mal eben schnell“ googlen willst. Und schon bist du mitten drin im dritten YouTube-Video oder liest Rezensionen zu Artikeln bei Amazon. Leg dir einen Notizzettel auf den Tisch und schreibe alles auf, was dich ablenken will. Das kannst du dann später nachschauen und du bleibst währenddessen im Flow.

8. Pausen machen und Freizeit integrieren

Schonmal 8 oder 10 Stunden am Rechner gesessen und den Rücken krumm gemacht? Das geht schneller als einem lieb ist. Ein Fitness-Tracker kann dir helfen, Pausen zu nehmen. Die Garmin Vivosmart HR erinnert mich, sobald ich eine Weile inaktiv war. Dann ist es Zeit aufzuhören und spazieren zu gehen. 15-20 Minuten reichen.

Generell empfehle ich Apps, die dir ein Intervall aus 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause signalisieren, zum Beispiel „Be Focused“ für den Mac.

Außerdem empfehle ich, den Tag auch mit anderen Dingen als Arbeit zu füllen. Selbst wenn du nur Wäsche machst, arbeitet der Kopf in der Zeit weiter an deinem aktuellen Projekt. Bewegung hilft beim Denken.

9. Ein Power-Team aufbauen

Sehr hilfreich ist auch ein Team, das dich beim Erreichen deiner Ziele unterstützt. Das ist ein sogenanntes Power-Team. Idealerweise kommt jeder aus einer anderen Branche, so kommen neue Ideen auf den Tisch. Trefft euch regelmäßig und tauscht euch über eure aktuellen Projekte und Vorhaben aus. Und noch wichtiger: Halte dich an deine eigenen Termine! Ein wenig Druck ist hilfreich um Entscheidungen zu treffen. Denn Grübeln ist ein Produktivitäts-Killer.

Auch Selbstständige brauchen gewisse Strukturen. Andernfalls verlierst du dich in Kleinigkeiten und verschenkst wertvolles Potential.